Indhold
- Eksempel på datasæt
- Hvad er en makro
- Sådan optages en makro
- Optag makro-knap
- Eksempel 1: Oprettelse af en filtergenvejstast
- Eksempel 2: Oprettelse af en genvejstast til ryd filter
- Redigering af genvejstasterne
- Gemme projektmappen
- Excel 2019-bibelen
Joshua er en kandidatstuderende ved USF. Han har interesser i forretningsteknologi, analyse, økonomi og lean six sigma.
Oprettelse af genveje med genvejstaster i Microsoft Excel er en fremragende måde at fremskynde opgaver i løbet af arbejdsdagen. Mange opgaver kan automatiseres ved at oprette en makro og derefter tildele denne makro til en brugerdefineret genvejstast. I denne vejledning dækker vi hvad en makro er, hvordan man optager en, og diskuterer et par genvejseksempler, som du kan oprette i et regneark. I hele denne tekst bruger vi nedenstående tabel til at illustrere eksempler. Download eksemplet på projektmappen her, hvis du vil følge eksemplerne.
Eksempel på datasæt
Hvad er en makro
En makro er en sløjfe med VBA-kode, der kan oprettes ved manuelt at skrive koden eller ved at registrere de handlinger, der er udført, der opretter koden. Når koden er oprettet, kan makroen tildeles et objekt såsom en knap eller en genvejstast. Brug af makroer kan spare meget tid til monotone opgaver, der skal gentages hele arbejdsdagen. Makroen behøver ikke oprettes til gentagne opgaver. Det kan være en god idé at oprette dem til opgaver, der tager en enorm tid at gennemføre. Antag for eksempel, at du har et .csv-dokument, du modtager regelmæssigt, og dit job er at oprette den samme rapport med de rådata. Hvis dataene kommer til dig i samme format, kan du forvandle den 20 minutters opgave til en 2 sekunders opgave med kraften i Excel-makroen. I forbindelse med denne artikel opretter vi kun en makro med Excel-makrooptageren og tildeler makroerne til en tastaturgenvej.
Sådan optages en makro
Tjek optagemakroknappen i nederste venstre hjørne af skærmen i nedenstående illustration. Når der er klikket på denne knap, kan alle handlinger, der udføres i Excel-programmet, registreres trin for trin. Makroknappen bliver til en firkantet stopknap, der skal trykkes på for at afslutte optagelsesprocessen.
Optag makro-knap
Eksempel 1: Oprettelse af en filtergenvejstast
I dette første eksempel skal vi filtrere efter disciplin og derefter efter salg større end $ 5.000. Når makrooptageren er aktiveret ved at klikke på makrooptagerknappen, vises et andet vindue. Det er her, genvejen til operationen tilpasses. Makroen har brug for et navn, en genvejstast, og du kan eventuelt angive en beskrivelse. Efter at have klikket på OK begynder makroen at optage.
For det første er det kun nødvendigt at filtrere efter børnelæge. For at finde filterindstillingerne for disciplinen skal du klikke på pil ned i disciplinens overskrift. Fjern markeringen af "Vælg alt", markér "Børnelæge", og klik derefter på OK-knappen for at fortsætte.
Klik derefter på pil ned på den samlede overskrift for at få filterindstillingerne til at vises for den kolonne. For kun at vise antal større end, mindre end eller lig med et bestemt antal, skal du finde indstillingen "Antal filtre". Det, der skal vises, er poster, der er større end $ 5.000, så der skal klikkes på "større end".
Boksen Tilpasset autofilter skal vises. På dette tidspunkt er vi nødt til at kontrollere for at sikre, at indstillingen større end blev valgt, og indtast 5000 for det filter. Når du har klikket på OK, træder det sekundære filter i kraft.
For at stoppe makrooptagelsesprocessen skal der trykkes på den firkantede knap i bunden af det venstre hjørne. Illustrationen nedenfor viser dataene efter de to filtre blev tilføjet. For at spore de genveje, du opretter, kan du indsætte et tekstfelt til reference. Hvis der tilføjes et tekstfelt, skal du sørge for at holde det over og ude af vejen for optegnelserne.
Eksempel 2: Oprettelse af en genvejstast til ryd filter
Nu hvor der er en mekanisme til at oprette rapporten, vil jeg gerne kunne vende tilbage til den oprindelige tabel ved hjælp af en genvej. For at gøre det skal du starte med at klikke på optagemakroknappen. Denne gang opretter vi en genvej med stort bogstav. Når du bruger et stort bogstav til en genvejstast, skal du bruge kontrol- og shift-tasterne til at aktivere makroen. Efter udfyldelse af den nødvendige dato og klik på OK begynder makroen at optage.
For at rydde begge filtre til tabellen skal du gå til Hjem-tabellen og finde sektionen Rediger til højre for din skærm. Klik på Sorter og filtrer og derefter Ryd. Dette fjerner alle filtre, der er lavet til tabellen.
Efter at have klikket på den firkantede stopknap i nederste venstre hjørne, er du nu i stand til at skifte ind og ud af den slags, der blev oprettet med genvejstasterne Ctrl + k og Ctrl + Shift + K.
Redigering af genvejstasterne
På et tidspunkt vil du måske redigere dine genvejstaster. For eksempel brugte jeg Ctrl + k som en genvej til at sortere tabellen, men Ctrl + k havde allerede en funktion bundet til den. Den normale funktion af Ctrl + k er at indsætte et hyperlink. Af denne grund vil jeg gerne ændre genvejstasten til Ctrl + u. For at ændre genvejstasten skal du gå til visningsfanen og klikke på makroknappen i makrosektionen. Klik derefter på Vis makroer.
Vælg derefter makroen fra listen, hvor genvejstasten skal ændres fra listen. Klik på indstillingsknappen, så får du mulighed for at ændre genvejstasten.
Gemme projektmappen
Arbejdsbøger, der har optaget makroer, skal gemmes under filtypen .xlsm. For at gøre det skal du klikke på fanen Filer og derefter klikke på "Gem som." Find et sted for at gemme filen, og klik på pil ned til venstre for knappen Gem. Vælg "Excel Macro Enabled Workbook ( *. Xlsm)" og klik på Gem.
For at lære mere om brug af Excel-makroer til forretningsapplikationer anbefaler jeg følgende bog. Jeg har brugt Excel Bible i årevis for at forbedre min forståelse af alle aspekter af dette Microsoft-produkt.
